英語でのメール作成を経験した方で、書く手順や表現で困り、ささいな内容なのに余計に時間を使ってしまうことはありませんか？
英語で「各位」と書くときもそうした大変なことの1つだと思います。
英語のメールで「各位」はどう書くの？
まず「各位」の意味から確認しましょう。各位とは「皆様」「皆様方」という意味で、複数を対象として敬称で用いられます。
それではこの「各位」に合致するような言い回しは英語にもあるのでしょうか？
答えは、あります。ただし、送信側と受信側との関係で表現が変わってきます。
メール送信者が受信者を把握している場合の「各位」表現方法
- To all～
- Dear all～
「営業職員各位」とする場合は「To all sales staff」、「Dear all sales staff」
「キャンパス内の学生各位」なら、「To all student in this campus」、「Dear all student in this campus」
この場合、受信者1人1人は把握していなくとも、受信する対象者を「会社内の営業職員」「大学キャンパス内の学生」と定めている点で把握しているので、上記の表現を用いています。
「to」と「dear」の使い分けですが、「to」は「形式的な表現」なのに対し、「dear」は「より親しみのある表現」で、受け手側に印象の違いを与えます。
メール送信者が受信者を把握していない場合の「各位」表現方法
送り手が、受け手が誰なのか分からず、複数の受け手を想定してメールを送信する場合は、「To whom it may concern」という表現がよく用いられます。
- To whom ⇒ メール受信者に対して
- it may concern ⇒ 送信内容が関係している
となり、日本語訳は「送信内容が関係しているメール受信者に対して」となり「ご担当者様各位」となります。
よく、問い合わせやホテル・航空会社などへの予約の際にこの表現でメールを出すと担当者が対応してくれるので、この表現は初めての相手へ出すときに便利な表現です。
英語メールでの宛名の書き方
ここからは、相手の人称と間柄に合わせた英語メールの宛名の書き方についてです。
ポイントは、改まったり初対面なら「family name」、親しい関係なら「first name」という点です。
個人宛（改まった間柄）
「Dear」+「敬称（Mr., Ms. など）」+「相手の姓（family name）」
形式的なメールの際は、相手の「姓」を書くのが通例です。「名」は改まった書式を崩してしまうのでNGです。
また、氏名両方を書くことも通常ではしないので、なるべく避けるのが良いでしょう。
個人宛（ある程度親しい間柄）
「Dear」+ 「相手の名前（first name）」
ある程度親しい間柄の場合には「名」を記載します。
個人宛（気軽な相手柄）
- 「Hi」+「相手の名前（first name）」
- 「Hello」+「相手の名前（first name）」
個人・複数両方
- 「Dear all」（皆様へ）
- 「Hi everyone」（皆さんへ）
- 「Dear Mr. and Mrs. ～」（～ご夫妻様）
「Hi everyone」は気軽な相手に対してのみ用いれる表現ですので、改まった場では不適切です。
英語メールでよく使用する表現
英語メールで知っておくと役に立つフレーズなどを紹介します。
件名
件名で大切なのは「短さ」「簡潔さ」「分かりやすさ」です。
ちゃんとした文章にする必要はなく、名詞や前置詞をつなげて相手がすぐに理解できるようなフレーズにするとよいです。以下、例文です。
- 問い合わせ ⇒ 「Inquiry about ～」（～についてのお問い合わせ）
- 注文 ⇒ 「Order for ～」（～の注文）
- 予約 ⇒ 「Request for the reservation for ～」（～の予約願い）
- 招待 ⇒ 「Invitation to ～」（～へのお誘い）
添付ファイル
メールにファイルを添付するとき添付するだけでなく文章に残して文字で通知することも大切です。その際の表現を以下に例示します。
- Please check the attachment.
（添付のファイルをご覧ください） - The attachment is the documents about ～ which you required before.
（添付のファイルは以前ご要望ありました～に関する資料です） - I am sending ~ as an attached document.
（別添資料として～をお送りします）
ポイントは「attachment」（添付資料）という単語を文内に入れることです。
書き方に決まりはありませんので「添付資料を見てください、送りましたよ」というニュアンスを伝えればOKです。
英語メールの構成について
英語のメール文と日本語のメール文は違うとよく言われますが、基本的なところは同じです。
「導入」「本題」「結語」の3つを押さえればよいのです。これは、日本語のメールでも同じです。
導入
日本語では、仕事などのメールであれば「お世話になっております。」などと定型文を入れたりしますが、英文の場合には不要です。
自己紹介はしますが、それ以降は本題に入ってしまっても失礼には当たらないでしょう。ただし、親しい間柄の場合、気持ちを表す言葉を付け加えてもよいでしょう。
自己紹介
- My name is 名前 of 会社・組織名.
- This is 名前, 役職名 of 会社・組織名.
親しい間柄の場合、気持ちを表す言葉
- I hope you are all well.
（お元気ですか） - Thank you for your e-mail.
（メールを送っていただきありがとうございます） - I have read your e-mail, and am writing to you.
（メールを拝見し、お返事を書かせていただいています）
本題
本題はメールの中で一番文章量の多い部分ですが、それでも「簡潔にまとめる」ことが重要です。
結論から先に述べて具体的な内容は後で説明するのがいいです。
本題に入るときに「～の件について」と記載するとき、
- Regarding ~
- About ~
- In relation to ~
などの表現で表すことができます。
結語
結語では、定型句を使うことが多いです。改まった表現とくだけた表現に分けていくつか紹介します。
改まった表現
以下の3つの表現は全て「敬具」の意味です。
- Sincerely
- Best Regards
- Faithfully yours
くだけた表現
- Thanks（ありがとう）
- Take care（気を付けて）
- Talk to you later（またメールするね）
おわりに
英語メールにおける「各位」の書き方と英語メールでよく使用する表現などを紹介しました。
英語メールの表現方法を覚えておくと今までより速く英語メールを作成できるようになると思います。
